Fluxo de caixa é a projeção de entradas e saídas de dinheiro em um determinado período, resultando um saldo final. Ou seja, é um indicador financeiro fundamental para qualquer empresa analisar a disponibilidade de caixa e tomar decisões.
Vale lembrar que é um controle financeiro e não retrata a lucratividade de um negócio, e sim a quantidade de dinheiro que entra e sai proporcionando um saldo positivo ou negativo num período determinado.
Através do fluxo de caixa podemos ter uma visão ampla da saúde financeira de um negócio, porém muitas empresas ignoram essa análise, principalmente as pequenas empresas.
Segue um passo a passo para a utilização do fluxo de caixa:
1. Criar Naturezas Financeiras ou Planos de Contas
Não é eficiente para tomar decisões apenas registrar todos os valores de despesas e receitas, seja numa planilha de excel ou num sistema de gestão. É necessário classificar os valores de acordo com sua origem, ou seja, criar um controle de naturezas ou plano de contas. Veja o modelo abaixo:
1) Receitas
1.1) Vendas de mercadorias
1.2) Vendas de serviços
2) Despesas
2.1) Despesas Administrativas
2.1.1) Aluguel
2.1.2) Telefone
2.1.3) Energia Elétrica
2.2) Despesas c/ Pessoal
2.2.1) Salários
2.2.2) FGTS
2.2.3) INSS
2.2.4) Vale transporte
2.3) …
Desta forma, organizando por grupos de receitas e de despesas facilita a analise para sabermos onde estão os gastos e as receitas para tomada de decisões.
Não existe uma regra padrão para a criação das naturezas ou plano de contas. Cada empresa deverá pensar e criar de acordo com a característica do seu negócio, pensando nas análises que deseja fazer.
2. Controle dos Saldos de Contas
Toda empresa deve manter o controle das contas num registro interno (planilhas ou sistema de gestão): contas bancárias, poupança, caixa e etc.
Para cada despesa e/ou receita é necessário informar a conta pela qual o dinheiro irá sair ou entrar. A conciliação das movimentações bancárias e o acompanhamento dos saldos de contas são essenciais para manter o fluxo de caixa atualizado e real.
3. Registro das Despesas
Aqui provisionamos todos os gastos que a empresa terá no período determinado para a análise do fluxo de caixa como: compras, aluguel, conta de água, energia elétrica, telefone, salários e etc. Já indicando a que natureza a despesa se refere e qual conta da empresa será utilizada para pagamento.
4. Registro das Receitas
Assim como as despesas, provisionamos as vendas e outras receitas (como alugueis e aplicações) previstas para os próximos meses. Lembrando que devemos separar vendas à vista e a prazo (provisionando cada parcela). É importante evitar otimismo nas provisões das receitas, considerando descontos, sazonalidades e um percentual de inadimplência.
5. Resultado do Fluxo de Caixa – (Saldo Projetado)
Agora basta criar o relatório de fluxo de caixa: utilize o saldo inicial no período desejado, adicione as receitas que entraram e diminua as despesas do mesmo período. Pronto, você terá um saldo final de contas e o resultado do fluxo de caixa.
É importante que as projeções do fluxo de caixa aconteçam num período mínimo de 30 dias.
A maioria dos sistemas de gestão já possuem esse relatório de Fluxo de Caixa pronto, puxando as informações automaticamente a partir dos lançamentos de receitas, despesas, classificação de naturezas e conciliações bancárias. O fluxo de caixa permite que a empresa saiba como está o saldo final entre receitas e despesas de um período determinado ou até mesmo em um dia específico. Desta forma, é possível se antecipar a eventuais desequilíbrios financeiros.
Ao avaliar o fluxo de caixa podemos adiar as despesas para períodos em que existem mais entradas em caixa, negociando com o fornecedor, prazos e valores que se ajustem a disponibilidade do fluxo de caixa da empresa.
O fluxo de caixa também demonstra se a empresa precisará de captação de recursos de financeiros, possibilitando se organizar em tempo hábil para busca de melhores opções no mercado para não entrar no cheque especial e pagar taxas altas pela captação de recursos imediatos.
Em resumo, o fluxo de caixa é importante para:
a) Antecipar-se a eventuais desequilíbrios financeiros;
b) Identificar disponibilidade financeira para efetuar gastos;
c) Identificar oportunidades de aplicações e investimentos com sobras de caixa;
d) Negociar, em tempo hábil, menores custos na captação de recursos de terceiros.
6. Dicas e Sugestões
Os lançamentos das movimentações financeiras e bancárias, controle do saldo de contas e conciliações devem ser feitos diariamente para que o fluxo de caixa esteja sempre atualizado e a saúde financeira da empresa se mantenha controlada.
Nunca misture pessoa jurídica com a pessoa física! Não utilize as contas da empresa para gastos pessoais e vice versa.
Possíveis causas de fluxo de caixa negativo:
a) Prazos de recebíveis maiores que os prazos para pagar fornecedores;
b) Retiradas excessivas dos sócios;
c) Compras elevadas para reposição de estoques;
d) Pagamento de juros excessivos.
