Quem já passou por uma experiencia de escolher e implantar um sistema de gestão integrado sabe muito bem que não é uma tarefa fácil. Mas antes de falarmos de como escolher um sistema de gestão vamos entender primeiro o seu significado. Sistema de gestão integrado é muito conhecido no meio corporativo como: ERP – Enterprise Resource Planning, ou seja, planejamento de recursos empresariais.
”Um sistema de gestão é um software que integra os processos de todos os setores das empresas, proporcionando melhoria da gestão. Através desta ferramenta temos condições de obter indicadores gerenciais e estratégicos, de forma segura para tomada de decisões.
Randolfo CruzAdministrador de empresas e Consultor na Exitum Empresarial
Vejam algumas vantagens que um sistema de gestão pode proporcionar para as organizações:
Integração das áreas das empresas; Automação dos processos; Melhoria da produtividade e diminuição do retrabalho; Aumento da lucratividade e redução de custos; Indicadores gerenciais precisos e acessíveis para tomada de decisão; Visão ampla da empresa; Centralização e controle da gestão.
Seguiremos agora com um passo a passo para auxiliar na escolha de um sistema de gestão eficaz para seu negócio:
1º Passo
Faça uma pesquisa no mercado de sistemas específicos do seu segmento, da área de atuação da sua empresa. Isso será fundamental, pois desta forma o sistema de gestão terá mais aderência com suas necessidades de controle e gestão;
2º Passo
Agende uma demonstração do sistema e envolva os responsáveis de cada área da empresa para conhecer e validar o atendimento das necessidades, principalmente as necessidades e obrigações fiscais. É muito importante o envolvimento de colaboradores de cada área para serem críticos e validarem os processos da empresa que serão automatizados pelo sistema. Na falta de especialistas uma boa consultoria de processos e gestão empresarial pode ser favorável para auxiliar neste processo e ajudar na tomada de decisão.
3º Passo
Fique atento para o tipo de tecnologia e dê preferência para as soluções 100% na web. Isso significa mobilidade e menor custo, pois é possível alugar um datacenter (servidor de dados nas nuvens) e não precisar investir constantemente numa estrutura física de TI – Tecnologia da Informação.
4º Passo
Uma vez escolhido o sistema de gestão, veja referências de clientes que o utilizam. Confira se estão satisfeitos com a performance do sistema e com o suporte. Importante verificar se o projeto de implantação foi bem-sucedido e se cumpriram o cronograma. E ainda se já tiveram algum problema e como esse foi resolvido.
5º Passo
O custo benefício é outro ponto fundamental para tomada de decisão. A maioria das empresas que comercializam sistemas de gestão possuem o seguinte formato de orçamento e custo que inclui:
Valor de Mensalidade; Valor de Licença de Direito de Uso; Valor de hora técnica (consultor) para implantação e parametrização do sistema.
Existe ainda uma forma de comercialização por parte das empresas de ERP cuja a mensalidade pode ser aumentada substituindo o valor da licença de uso, como se fosse um aluguel do software. Mas não é comum para todas as empresas de sistema e é recomendável fazer as contas, pois a mensalidade é um custo fixo e isso deve ser levado em consideração.
No mais, espero ter contribuído com estas pequenas dicas. Fique à vontade para compartilhar conosco sua experiencia e/ou dificuldades deste processo na sua empresa.
