A realização de reuniões com equipes de trabalho é essencial para um alto desempenho organizacional, mas o mais importante é que elas sejam sempre produtivas.
É muito comum encontrar em uma reunião alguns funcionários desanimados, sonolentos e com pouca disposição em se envolver nos assuntos a serem tratados na pauta. Na maioria das vezes essa atitude se deve ao fato de que os funcionários não conseguem perceber a reunião como um evento frutífero para sua jornada profissional.
Uma reunião com equipes de trabalho tem normalmente como objetivo a comunicação de mudanças no processo operacional, a discussão ou análise de tópicos para implantação de um planejamento estratégico, a coleta de informações sobre algum tema relacionado ao desenvolvimento da empresa, dar ou receber feedbacks, treinamentos, dentre outros. Todos estes pontos são essenciais para o bom andamento de uma organização. No entanto, o problema é que na maioria das vezes as reuniões são um monólogo onde só o gestor discursa e os funcionários ouvem ou “fingem” que ouvem.
Por mais que os funcionários pareçam estar ouvindo, muitas vezes estão mesmo é navegando em outros mares do universo mental. Em outras palavras, o corpo está na reunião, mas a mente está distante, em locais emocionalmente mais intrigantes e envolventes. Esse é o “X” da questão que conduzirá a reflexão de 5 passos essenciais para tornar a reunião mais produtiva:
A Escolha dos temas que serão discutidos e a designação dos funcionários que participarão da reunião.
É preciso ter certeza de que os temas que serão abordados sejam relevantes e comprovadamente necessitem de uma reunião presencial. A não ser que haja o objetivo de realizar um Brainstorming onde é importante a participação de todos os funcionários, os participantes convidados para a reunião deverão estar diretamente ligados aos temas que serão abordados.
Compartilhamento antecipado da pauta da reunião.
Os temas que serão abordados deverão ser enviados antecipadamente para os funcionários que participarão da reunião, seja pelo e-mail ou até mesmo através de um grupo de WhatsApp. Os temas deverão ser descritos de forma clara e objetiva mostrando sua relevância. Essa estratégia contribuirá para o envolvimento de todos. Em caso de treinamento, o envio antecipado dos assuntos contribuirá para que os participantes se inteirem dos mesmos. Dessa forma, participarão da reunião com um conhecimento prévio dos temas, o que é essencial para que conexões neurais sejam estabelecidas e novos aprendizados se concretizem.
O Preparo de um “detonador” para inspirar o envolvimento dos funcionários.
Iniciar a reunião com um “detonador motivacional” ajuda os funcionários a ficarem mais à vontade e pré-dispostos para o evento. O detonador motivacional pode ser um vídeo curto com uma mensagem motivadora, uma dinâmica de quebra gelo ou uma frase de efeito para ser debatida por todos.
Condução da reunião com foco, clareza e interação.
Uma maneira de conduzir a reunião com foco é exibindo os temas em slides ou flip chart e ir sinalizando como tarefa concluída o esgotamento de cada um dos pontos. Outra maneira mais interativa e também eficaz é distribuir os temas entre os participantes por escolha ou sorteio. Os temas podem estar em fichas de papel ou serem disparados por mensagem para o participante escolhido. Esse funcionário ficará responsável em ler o tema para o grupo em voz alta e iniciar o debate em torno do mesmo. Ele também será o mediador das discussões e terá a missão de evitar dispersões e o desvio do assunto em foco.
Revisão dos pontos principais destacados na reunião.
Para que os pontos que foram abordados sejam consolidados é importante que as reflexões mais relevantes sobre o tema sejam retomadas por todos os participantes da reunião. Os pontos principais devem ser registrados em ata ou relatório. Caso alguma estratégia ou ação tenha sido proposta durante a abordagem do tema é importante designar os responsáveis pela execução da tarefa.
Os passos destacados nesse texto visam contribuir com a eficácia da reunião e com a produtividade da equipe. Que tal seguir as dicas e dar um novo formato para as suas reuniões? Compartilhe o resultado conosco.
